Szybciej i łatwiej w urzędach. Dowiedz się, jak korzystać z podpisu kwalifikowanego i zaufanego

Ostatnia aktualizacja: 22.02.2021 14:37
Ze względu na prostotę i uniwersalność dostępnych rozwiązań elektroniczne podpisywanie dokumentów staje się coraz bardziej modne. Trend przechodzenia na metody identyfikacji cyfrowej nasilił się szczególnie na przestrzeni ostatniego roku. Sprawdź, jak ułatwiać sobie życie i załatwiać sprawy urzędowe bez wychodzenia z domu. 
Zdjęcie ilustracyjne
Zdjęcie ilustracyjneFoto: Shutterstock/TippaPatt

Podpis kwalifikowany

Gdy potrzebujesz załatwić przez internet sprawę urzędową lub prywatną, zdarza się, że musisz potwierdzić swoją tożsamość i podpisać elektronicznie wysłane dokumenty. Można to zrobić, korzystając z kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Czytaj także:
shutt urzednik 1200.jpg
Jak usprawnić administrację publiczną? "Poszturchiwanie" urzędnika ma być jedną z metod

Podpis kwalifikowany to podpis elektroniczny, który ma moc prawną taką jak podpis własnoręczny. Jest poświadczony specjalnym certyfikatem kwalifikowanym, który umożliwia weryfikację składającej podpis osoby. Tylko ta osoba, do której certyfikat jest przyporządkowany, może go używać.

Za pomocą podpisu kwalifikowanego możesz nie tylko załatwiać sprawy urzędowe, ale też np. zawierać umowy na odległość, czy brać udział w aukcjach elektronicznych na platformach przetargowych.

Podpis kwalifikowany kupisz u jednego z certyfikowanych dostawców. Ich listę znajdziesz na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji. W skład zestawu składającego się na podpis kwalifikowany wchodzą najczęściej specjalna karta kryptograficzna, na której jest zapisany twój certyfikat kwalifikowany, czytnik kart, który podłączasz do swojego komputera, oprogramowanie, które musisz zainstalować.

Cena takiego zestawu zależy od dostawcy, a także opcji, jaką wybierzesz. Wpływ na cenę będzie miał np. okres, przez jaki certyfikat jest ważny – może to być od roku do trzech lat. Zazwyczaj zestaw kosztuje około 300 zł brutto.


Podpis kwalifikowany pomoże załatwić wiele spraw urzędowych.

  • Podpisywanie i składanie deklaracji w systemie Płatnik.
  • Uwierzytelnianie na stronie profilu Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS).
  • Składanie deklaracji podatkowych drogą elektroniczną do Urzędów Skarbowych.
  • Podpisywanie i składanie sprawozdań finansowych wysyłanych do KRS.
  • Przekazywanie organom podatkowym danych w postaci Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK).
  • Rejestracja i identyfikacja wykonawców biorących udział podczas aukcji lub przetargów.
  • Zawieranie umów oraz udział w aukcjach na elektronicznych platformach przetargowych.
  • Potwierdzanie tożsamości w kontaktach z urzędami oraz w komunikacji pomiędzy pracownikami jednostek w administracji publicznej.
  • Przesyłanie do GIIF informacji o transakcjach finansowych.
  • Przesyłanie Jednolitych Europejskich Dokumentów Zamówienia (w skrócie JEDZ).
  • Podpisywanie i pobieranie akt pracowniczych dotyczących pracowników
  • i zleceniobiorców.
  • Zdalne zawieranie umów cywilno-prawnych.
  • Udział w zabezpieczonych aukcjach i przetargach elektronicznych.
  • Przesyłanie faktur elektronicznych drogą online.

Profil zaufany i podpis zaufany

Gdy musisz potwierdzić swoją tożsamość i podpisać elektronicznie dokument wysyłany do urzędu możesz to zrobić, korzystając z profilu zaufanego.

Profil zaufany to bezpłatne narzędzie, dzięki któremu możesz potwierdzić swoją tożsamość w systemach elektronicznej administracji i podpisać dokument podpisem zaufanym.

Profil służy tylko do kontaktów z administracją publiczną (urzędami, ministerstwami) i jest ważny przez 3 lata. Po upływie tego czasu możesz przedłużyć jego ważność na kolejne 3 lata. Może go założyć każdy, kto ma numer PESEL oraz pełną lub ograniczoną zdolność do czynności prawnych.

Potwierdzanie tożsamości

Załatwiając sprawę w urzędzie, musisz okazać dokument tożsamości. Profil zaufany można porównać do takiego dokumentu, który pozwala Cię zidentyfikować, kiedy załatwiasz sprawę urzędową online. Dane przypisane do twojego profilu zaufanego to imię (imiona), nazwisko, data urodzenia oraz numer PESEL. To oznacza, że jeden obywatel może mieć tylko jeden, unikalny profil zaufany.

Czytaj także:
shutt chmura obliczeniowa 1200.jpg
Chmura obliczeniowa, czyli innowacyjne rozwiązanie dla biznesu i administracji publicznej

Uwierzytelnienie (logowanie) profilem zaufanym polega na podaniu nazwy użytkownika i hasła oraz na potwierdzeniu tych danych kodem autoryzacyjnym, który dostaniesz SMS-em. W ten sposób dostajesz elektroniczny dostęp do urzędu.


Podpisywanie dokumentów podpisem zaufanym

Możesz wykorzystać profil zaufany do podpisania dowolnego dokumentu elektronicznego podpisem zaufanym. Ten podpis jest integralną częścią twojego profilu zaufanego. Podpisać w ten sposób możesz zarówno dokumenty zapisane na twoim dysku, jak i takie, które zostały przygotowane na formularzach elektronicznych udostępnionych na Biznes.gov.pl, ePUAP lub na innych serwisach urzędowych, z których korzystasz. Podpis zaufany, potwierdzony profilem zaufanym zastępuje w kontaktach z podmiotami publicznymi podpis własnoręczny.


Logowanie (uwierzytelnianie) i podpisywanie dokumentów przy pomocy profilu zaufanego to dwie różne procedury. W urzędzie często okazujesz swój dokument tożsamości i potem dopiero podpisujesz wniosek lub pismo. W Internecie te czynności - z twojego punktu widzenia - mogą wyglądać podobnie. Pamiętaj jednak, że realizują różne funkcje, dlatego po zalogowaniu na swoje konto na profilu zaufanym musisz np. powtórzyć autoryzację danych SMS-em, w szczególności zawsze kiedy klikniesz przycisk ''Podpisz podpisem zaufanym''.


PolskieRadio24.pl/gov.pl/KIR/mib

Czytaj także

"W skali makro jest nieźle, dramatycznie jest w skali mikro". Adam Abramowicz o gospodarce

Ostatnia aktualizacja: 26.01.2021 12:15
- Utrzymywanie lockdownu będzie się wiązało z dalszą emisją obligacji - mówił w Polskim Radiu 24 Adam Abramowicz, rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców.
rozwiń zwiń

Czytaj także

Gowin: do przedsiębiorców, którzy najbardziej cierpią z powodu obostrzeń skierowano ok. 35 mld zł

Ostatnia aktualizacja: 01.02.2021 14:47
Rozumiemy motywy protestujących przedsiębiorców, choć skala polskich obostrzeń jeśli chodzi o działalność gospodarczą należy do najmniejszych w UE - powiedział wicepremier, minister rozwoju, pracy i technologii Jarosław Gowin. Dodał, że w związku z drugą falą pandemii do polskich przedsiębiorców, którzy cierpią z powodu obostrzeń skierowano około 35 mld zł.
rozwiń zwiń

Czytaj także

MRPiT: od 1 lutego firmy założone w 2020 r. też dostaną pomoc z tarczy branżowej

Ostatnia aktualizacja: 01.02.2021 21:30
Jak poinformowało Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii - od 1 lutego 2021 weszły w życie kolejne instrumenty pomocy dla przedsiębiorców, takie jak: zwolnienie z opłacania składek ZUS za następne dwa miesiące, kolejna dotacja dla mikro i małych firm do 5 tys. zł, dodatkowe postojowe oraz dopłata do wynagrodzeń.
rozwiń zwiń