Kiedy dowód tkwi w e-mailu

Firmy i organizacje z różnych powodów mają obowiązek przechowywania informacji. Szczególnie ważne są te, które mogą być przedmiotem kontroli odpowiednich organów czy dochodzenia w sądzie.

Kluczem do pozytywnego dla nas wyniku postępowania mogą być m.in. dokumenty zawarte w firmowych wiadomościach e-mail. By je szybko i skutecznie odszukać w wielkiej masie zarchiwizowanej poczty elektronicznej, potrzebne są odpowiednie narzędzia.

Rośnie liczba spraw natury prawnej, gospodarczej, administracyjnej i politycznej, ale także prywatnej, wymagających przedstawiania dokumentacji elektronicznej, wraz ze wszystkimi dowodami. Odszukiwanie i odzyskiwanie dokumentów w postaci elektronicznej, zawierających ważne dla toczących się spraw informacje, nosi nazwę e-discovery.

Odnosi się to do informacji elektronicznej zawartej w plikach najróżniejszego pochodzenia: w tym stworzonych przez edytory tekstowe i arkusze kalkulacyjne, do nagrań audio i wideo, treści umieszczonych na stronach internetowych itp. Proces jej odzyskiwania jest najczęściej bardzo pracochłonny i konsumujący wiele czasu. Nie inaczej jest w przypadku zgromadzonych przez długi czas firmowych wiadomości e-mail.

Jeśli mamy obszerne archiwa poczty elektronicznej, to proces odszukania interesujących nas wiadomości i dokumentów będzie trwał długo lub... bardzo długo. Można jednak tego uniknąć, stosując odpowiednie narzędzia. Jednym z nich jest Veeam Explorer dla Microsoft Exchange (najpopularniejszego systemu pocztowego dla firm), wchodzący w skład pakietu Veeam Backup & Replication. Dzięki niemu nie ma potrzeby ani specjalnie przygotowywać pamięci masowej, na której przechowywana jest zarchiwizowana poczta, ani przywracać całych magazynów skrzynek pocztowych. Wystarczy wybrać interesujące nas serwery Exchange i punkty przywracania, a Veeam Explorer przedstawi zawartość skrzynek pocztowych, umożliwiając ich przeglądanie, przeszukiwanie i eksportowanie. Wszystko niemal natychmiast zobaczymy z poziomu interfejsu graficznego, w formie dobrze znanej z innych windowsowych eksploratorów.

Do dyspozycji jest wiele opcji odzyskiwania informacji – na poziomie pojedynczego e-maila, jednego i wielu folderów z wiadomościami, całej skrzynki pocztowej czy wielu takich skrzynek. Zaawansowana wyszukiwarka zarchiwizowanych wiadomości i precyzyjna identyfikacja elementów potrzebnych do dochodzeń wewnętrznych i zewnętrznych sprawia, że proces e-discovery, obejmujący pocztę elektroniczną, jest szybki i skuteczny.

Także w codziennym funkcjonowaniu firmy łatwe jest znajdowanie i przywracanie elementów programu Exchange z wcześniejszych kopii zapasowych Veeam – np. w przypadku przypadkowego usunięcia wiadomości e-mail, notatek lub pozycji kalendarza przez użytkownika lub błąd działania programu.

Veeam Backup & Replication umożliwia wyświetlanie i pobieranie pojedynczych elementów zarchiwizowanej firmowej poczty Microsoft Exchange, bez potrzeby przywracania całego magazynu skrzynek e-mail.

 

autor: Tomasz Janoś