У польській мові існують чіткі правила ділової кореспонденції, порушення яких може зіпсувати враження про вас ще до початку співпраці. Експертка з етикету та засновниця Інституту етикету Александра Пакула виділяє кілька ключових правил та найпоширеніших помилок, про які варто знати кожному.
Три головні помилки в електронних листах:
1. Слово Witam на початку. Це одна з найбільш поширених помилок. Witam доречно використовувати лише тоді, коли господар вітає гостя на своїй території (наприклад, у власному домі чи на своєму блозі). У діловому листі це слово звучить так само недоречно, як англійське welcome на початку імейлу.
2. Велика літера після коми. Якщо починаємо лист зі звертання і ставимо після нього кому (наприклад, Szanowni Państwo,), наступне речення з нового абзацу обов'язково має починатися з маленької літери. Велика літера допускається лише тоді, коли після звертання стоїть знак оклику.
3. Кома після прощальної фрази. Після завершальних слів, таких як Z poważaniem або Pozdrawiam, ставити кому не потрібно. За правилами польської мови достатньо написати цю фразу, а з нового рядка залишити свій підпис.
Як правильно формулювати звертання та прощання?
Щоб уникнути непорозумінь, використовуйте стандартні, перевірені форми. У першому діловому листі не варто звертатися до людини по імені (наприклад, Szanowna Pani Jano), якщо немає впевненості, що адресату це подобається.
Якщо ви пишете до збірного адресата, тобто фірми чи установи загалом, найкраще почати лист зі звертання Szanowni Państwo, а завершити його фразами Z poważaniem або Z wyrazami szacunku.
Коли звертаєтеся до конкретної особи офіційно, варто використовувати Szanowny Panie або Szanowna Pani. В кінці такого листа доречно написати Łączę wyrazy szacunku або Z poważaniem.
Якщо адресат має певну посаду чи звання, обов'язково вкажіть це з великої літери. Наприклад: Szanowny Panie Dyrektorze, Szanowny Panie Profesorze або Szanowna Pani Prezes. Завершити такий лист найкраще фразою Z wyrazami szacunku.
У корпоративному листуванні, коли звертаєтеся до групи колег, можна використовувати менш формальні варіанти: Drodzy Koledzy, Drogie Koleżanki або Drogi Zespole. У цьому випадку для прощання чудово підійдуть слова Pozdrawiam або Łączę pozdrowienia.
Звертання Dzień dobry є універсальним і безпечним варіантом, який підходить для будь-якого часу доби. А от форм на кшталт Serdeczne pozdrowienia у діловому листуванні краще уникати — вони занадто фамільярні і підходять хіба що для листівок з відпустки.
Запрошуємо послухати передачу в доданому файлі.
Яна Стемпнєвич і Марцін Ґачковський